Chia sẻ những mẹo tin học giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, tin học được ứng dụng vào mọi mặt đời sống, đặc biệt là những việc làm văn phòng. Bài viết dưới đây xin chia sẻ những “mẹo” tin học giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Tạo “danh sách công việc cần làm” điện tử

Đây là cách làm khoa học và hiệu quả, giúp bạn quản lý công việc một cách tối ưu nhất. Công cụ quản lý công việc của Microsofft Office chính là giải pháp giúp bạn không bao giờ bở sót những việc cần làm.

Dựa vào cách thức của các tài liệu trước đó bằng cách sử dụng  tính  năng hỗ trợ “quản lý công việc trong Outlook. Rất dễ sử dụng, nó cung cấp các chức năng cơ bản để giúp bạn quản lý dự án.

Trong “Go”, bấm “Tasks ». Thêm một dòng bằng cách ấn vào “New”. Bạn có thể chỉ ra đâu là kỳ hạn, tiến độ, cũng như mức ưu tiên của công việc… Bạn cũng có thể “Assign ” công việc này cho một trong các cộng tác viên. Cuối cùng, bạn có thể kiểm tra  “to do list” này  dưới hình thức một bộ sưu tập các phần việc phải làm hay trên một bảng sắp xếp các việc dựa trên thời gian và nó rất có ích giúp bạn thấy được các tài liệu được trình bày theo trình tự thời gian sắp xảy ra.

Di chuyển các “cửa sổ” một cách nhanh chóng

Để tiết kiệm thời gian, hãy từ bỏ con chuột máy bạn. Thay vào đó hãy sử dụng phím “Tab”. Phím này dùng để di chuyển giữa các cửa sổ, hoặc từ thanh đánh dấu này sang thanh khác.

Phím “Tab” thật sự hiệu quả khi bạn dùng nhiều chương trình cùng một lúc, mở nhiều tab trên cùng một trình duyệt. Để chuyển đổi từ một ứng dụng này sang ứng dụng khác, ví dụ từ Word sang Excel, bạn chỉ cần giữ phím Alt và nhấn Tab. Mỗi lần nhấn, bạn sẽ di chuyển giữa các biểu tượng (icon) của mỗi ứng dụng. Khi đã chọn đúng ứng dụng cần mở thì chỉ cần nhả các phím ra. Để di chuyển giữa các tab của trình duyệt Internet, chỉ cần thay thế bằng tổ hợp phím Ctrl Alt.

Lặp lại lệnh trước đó với phím F4

Phím F4 được dùng như một lệnh điều khiển, giúp bạn đơn giản hóa thao tác.Ví dụ, bạn muốn định dạng một tài liệu Word. Bạn muốn in đậm và gạch chân tất cả tiêu đề của các đoạn. Hãy đưa những lệnh điều khiển trên tiêu đề đầu tiên bằng cách sử dụng menu “Format” kế đến là “Font”. Sau đó đơn giản là bạn chỉ cần bôi đen tiêu đề thứ 2 và ấn F4. Nó sẽ được in đậm và gạch chân một cách tự động.

Chọn một biểu bảng bằng 2 lần nhấp chuột

Để lựa chọn một bảng nhỏ trên Excel, không có gì đơn giản bằng việc sử dụng chuột. Tuy nhiên, khi bảng đó gồm 2000 dòng và 150 cột, việc dùng chuột nhanh chóng trở nên rất đáng sợ. Để thuận tiện hơn, bạn có thể nhấp vào ô đầu tiên của bảng, nhấn giữ phím Shift  rồi chọn ô cuối cùng. Như vậy, toàn bộ bảng đã được đánh dấu.Chức năng này cũng chỉ được dùng để chọn một cột hoặc một hàng.

Áp dụng một định dạng cho toàn bài thuyết trình

Phương pháp này thật sự hiệu quả khi sử dụng PowerPoint. Đừng lãng phí thowifgian để điền từ slide này quan slide khác tên công ty, logo, ngày trình bày và nhiều thông tin khác mà bạn cần cập nhật lại trong tài liệu đã hiệu chỉnh.

Tính năng “Slide Master” trong danh mục “View” cho phép bạn tạo ra một mô hình mà sẽ được áp dụng cho toàn bộ các slide . Mở “Slide master” sau đó chèn văn bản bạn muốn trong các khối, thêm hình ảnh, chọn các định dạng của văn bản và đồ họa. Tiếp đến thoát khỏi chế độ này và thiết kế dần các slide.

Những chia sẻ và tin tức trên được tổng hợp bởi bạn Thanh Hương- sinh viên trường Cao đẳng Y tế Hà Nôi. Bài viết hi vọng đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn đọc.

Rate this post