Lập kế hoạch là gì? Cách lập kế hoạch hiệu quả

Để các kế hoạch được thành công ở mức tối đa, không thể thiếu bước lập kế hoạch. Vậy lập kế hoạch là gì, làm sao để có được một kế hoạch thật hiệu quả?

1. Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là bước vô cùng quan trọng trong quản lý, cùng với tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Có rất nhiều khái niệm khác nhau về lập kế hoạch bởi mỗi ngành nghề, lĩnh vực lại có những cách tiếp cận khác nhau. Tuy nhiên, tựu chung lại, việc lập kế hoạch là không thể thiếu, giúp nhà quản lý xác định được mục tiêu và các bước cần làm để đạt được mục tiêu đã đề ra đó.

Hiểu một cách đơn giản, lập kế hoạch là chuỗi các công việc bao gồm: xác định mục tiêu cần đạt được, xây dựng chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất và trên hết là dự trù được những tình huống có thể xảy ra để có được phương án hành động ổn thỏa nhất.

2. Phân loại kế hoạch

Có nhiều cách phân chia kế hoạch. Mỗi loại kế hoạch lại có cách xác định và tiến hành xây dựng khác nhau.

  • Theo thời gian: Kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch dài hạn.
  • Theo mức độ hoạt động: Kế hoạch tác nghiệp, kế hoạch chiến thuật, kế hoạch chiến lược.

Lập kế hoạch là gì? Cách lập kế hoạch hiệu quảCó nhiều cách phân loại kế hoạch khác nhau vì có mục đích tiến hành xây dựng khác nhau

*** Xem ngay: Ứng dụng rộng rãi của tin học trong các lĩnh vực

  • Theo phạm vi lập kế hoạch: Kế hoạch bộ phận, kế hoạch tổng thể.
  • Theo đối tượng hướng đến: Kế hoạch cá nhân, kế hoạch gia đình, kế hoạch công tác.
  • Theo lĩnh vực: Kế hoạch tiếp thị, kế hoạch quân sự, kế hoạch kinh doanh…

3. Cách lập kế hoạch hiệu quả

Giảng viên dạy văn bằng 2 Cao đẳng Dược Khánh Hòa sẽ chia sẻ các bước lập kế hoạch sao cho hiệu quả nhất từ cả kế hoạch cá nhân và kế hoạch lớn.

Bước 1: Lên danh sách các việc cần làm

Đây là công việc quan trọng và không thể thiếu để giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về những gì mình cần phải làm. Đầu tiên, hãy lập bảng kế hoạch làm việc trong tuần, tháng, quý hay năm, nếu chi tiết hơn có thể là công việc theo ngày. Bảng liệt kê càng cụ thể, càng chi tiết bao nhiêu thì việc lập và thực hiện kế hoạch sẽ càng đơn giản hơn bấy nhiêu.

Sau khi đã liệt kê hết tất cả, bạn cần làm một bước nhỏ nữa là thêm hoặc bớt những công việc sao cho phù hợp nhất, để kế hoạch được diễn ra trôi chảy.

Bước 2: Đặt ra các mục tiêu tương ứng

Mỗi công việc cần có mục tiêu nhất định đề ra để phấn đấu. Đó có thể là deadline cần hoàn thiện, cũng có thể là một con số cụ thể cần đạt được hay đơn giản là có thể hoàn thành được công việc đó hay không. Tuy nhiên, mục tiêu đặt ra cần phù hợp với điều kiện, năng lực và mong muốn của bản thân người lập kế hoạch hay của đối tượng thực hiện kế hoạch.

Bước 3: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi đã có công việc và mục tiêu, bạn cần cân nhắc và sắp xếp lại chúng theo thứ tự ưu tiên, cấp bách hoặc theo trình tự thời gian gần xa. Ngoài ra cũng có thể sắp xếp theo đối tượng hay khu vực tiến hành để có được sự theo dõi sát sao.

Cách lập kế hoạch hiệu quảCần tuân theo các bước cơ bản để lập kế hoạch rõ ràng

*** Click ngay: Tìm hiểu về tin học ứng dụng trong kinh doanh cơ bản

4. Tiêu chí “SMART” trong lập kế hoạch

Một mẹo nhỏ khác để lập kế hoạch hiệu quả là sử dụng tiêu chí “SMART”. Cụ thể, một kế hoạch tối ưu cần đáp ứng đủ 5 tiêu chí sau:

  • S – Specific (cụ thể). Xác định rằng công việc mình làm là để phục vụ ai, đối tượng nào?
  • M – Measurable (có thể đo đạc). Chúng ta có thể đo lường được kế quả bằng cách nào? Thông qua con số hay thời gian hoàn thành cụ thể?
  • A – Achievable (có thể đạt được). Xác định rằng liệu ta có thể hoàn thành được kế hoạch trong thời gian cụ thể với nguồn lực hiện có?
  • R – Relevant (liên quan đến mục đích). Liệu rằng mục tiêu đạt được có ảnh hưởng đến mục đích chúng ta cần đạt được hay kế hoạch đã được xây dựng?
  • T – Time (giới hạn về thời gian). Kế hoạch đề ra chắc chắn phải có thời hạn hoàn thành.

Việc lập kế hoạch không hề phức tạp hay khó khăn như nhiều người lầm tưởng. Chỉ với những bước đơn giản trên và sự hiểu biết về chính nguồn lực sẵn có, bạn sẽ xây dựng được một kế hoạch hiệu quả và tối ưu nhất.

Rate this post